Excelの基礎基本

多くの仕事で、Excelが道具として重要な役割を果たしています。

しかし、使いこなしに関しては、人によって大きな差があります。同じ作業にかかる時間を測ってみたら、びっくりするような差が生じるのではないでしょうか。

仕事を効率化する道具なのに、使いきれず、ストレスをためてしまう人もいるようです。

機能が多く苦手意識を持つ人も多くいます。ほとんどの人が、基本から体系的に学ぶことなく、仕事を通じて覚えながら使っています。

しかし、便利だと思い勉強をする人と、苦手意識を持ち漠然と使っている人とのスキル差は広がる一方です。

勤めていた会社を退職し、新しい職場でこのようなことをますます強く感じています。

少しずつでも学んでみませんか。無駄な時間を、もっと有意義な時間に変えていけるはずです。

はじめての人は、まず「はじめてのExcel」をご覧ください。はじめてというわけではないが、まだどうも自信がないという人は、後半の「基本操作編」だけでも確認してみてください。

はじめてのExcel(基礎編・基本操作)(PDFファイル)

簡単な作表

基本的な操作を理解したら、実際に使いながら基本の確認と新しい操作を身に着けていきましょう。

次の練習問題を行ってみましょう。授業などで練習問題をさせるとき、細かな部分にこだわりすぎ、先に進まない人がいます。
Excelに限らず、実務でWordやPowerpointなどのオフィスソフトを使い文書を作成する場合、「こうでなくてはいけない」部分と、「このような感じでよい」という部分を見極めて、自分のできる範囲で効率的に作業をすることが重要です。
練習問題では、細かな部分にこだわるのではなく、自分が練習で習得すべき操作ができるかどうかを考えながら行うようにしましょう。

練習問題

下図のようなスケジュール表を作成してみましょう。
※罫線の太さはなどは適当に決めてください。また、文字の色、セルの色を、図を参考に適当な色で塗りつぶしてください。

スムーズに表が作れたでしょうか。スムーズにいかない部分がある方は、以下の手順を参考にしてください。順序はこの通りでなくても構いませんが、効率的に表がつくれる順に整理したつもりです。(文章だけではわかりにくい方は、動画も参考にしてみてください。

① 表を開始したいセルから横に、日・曜日・イベント・授業・その他の文字を入力
② 1日~30日までの数字と曜日を入れる
効率的に入力するには、1を入力したセルを30まで連続コピー(Ctrlキーを押しながら下へドラッグしてコピー、または1と2を入力し、この二つのセルをまとめて下へドラッグしてコピー)。曜日はそのまま連続コピーするだけで連続した曜日になる。
③ 列幅を調整する
④ 罫線を引きたい部分を、ドラッグして選択したのち、格子状に罫線を引く。
罫線は、ホームタブのフォントメニューの罫線、またはショートカットメニューのセルの書式設定>罫線で引きます。

⑤ 一番上の項目行の文字色、セルの塗りつぶし色を編集する。
⑥ 土日の日にち。曜日の文字色を編集する。
⑦ 土日の行のセルの塗りつぶし色を編集する。
⑥と⑦の作業を行うときには、同じ色となるセルをCtrlキーを使いながらまとめて選択して行うと、一度の操作で編集を行うことができます。
慣れない人は、個別に作業して時間をかけてしまいがちですので、ぜひこの操作を覚えましょう。

コピーを極める

「簡単な作表」では、日付を曜日を連続コピーすることで作業を効率化することができました。
コピー(コピー&ペースト)や移動(カット&ペースト)は、だれでも最初に習得している基本操作ですが、意外と奥が深いものです。
以下の操作について、どの程度知っているか、使っているかチェックしてみてください。

① ホームタブのクリップボードメニューを使いコピーや移動する。
② ショートカットメニューを使いコピーや移動する。
③ ショートカットキー(Ctrl+C,X,V)を使いコピーや移動する。
④ マウス操作だけで離れた場所に移動する。マウスとCtrlキーで離れた場所にコピーする。
⑤ 離れた領域のデータをまとめてコピーする。
⑥ マウスを使って、上下や左右に連続してコピーする。
⑦ 数字や特定の文字列をコピーし、連番や連続するデータを作ったり、同じデータをコピーすることを使いわけられる。
⑧ 隣の列に連続したデータがあるとき、ダブルクリックで一気にコピーする。
⑨ 複数領域でも、これらの作業ができる。
⑩ 形式を選択して貼り付けの各内容を理解し、使い分けられる。

これらの操作を使いこなせると、Excelを使った作業を効率的に行うことができます。
また、列や行、およびシートのコピーや移動にも慣れておきましょう。

これは、コピーや移動だけではありませんが、データの量が多い表(数百行・列を超えるようなデータ)を扱う場合、マウスのドラッグで領域選択をするとかなり手間がかかります。このような場合には、Ctrlキーと矢印キーやHomeキーでのセル移動、Shiftキーを使った領域選択などもマスターしておくと効率的な作業ができます。ぜひ、マスターしておきましょう。

これらの操作は、Excel以外のソフトウェアでも応用できるものが多いものです。ぜひ、応用してください。

文章だけではわかりにくいという方は、動画で操作の概要をご確認ください。